Accueillir des volontaires permet à une ASBL de développer ses activités et de mobiliser des personnes autour de son projet. Mais comment rembourser leurs frais ? Quelle assurance faut-il prévoir ? Et quels documents conserver ? Voici les règles essentielles en Belgique, avec les plafonds applicables en 2026.
Animation d’ateliers, distribution de repas, organisation d’événements ou soutien administratif : les volontaires occupent une place importante dans la vie associative.
Pour organiser leur participation, l’association doit clarifier les missions, les éventuels défraiements et la couverture d’assurance avant le début des activités.
Guide actualisé le 17 octobre 2026. Les montants cités concernent l’année civile 2026.
1. Un volontaire peut-il recevoir une indemnité ?
Le volontariat repose sur un engagement libre et non rémunéré, organisé dans un cadre sans but lucratif. Une ASBL peut cependant rembourser les frais liés à cet engagement.
Un défraiement couvre des frais : il ne constitue pas un salaire. Le respect d’un plafond financier ne suffit donc pas, à lui seul, à transformer une prestation rémunérée en volontariat.
Une personne ne peut pas non plus exercer les mêmes activités pour la même organisation à la fois comme volontaire et dans le cadre d’un contrat de travail ou de services.
L’ASBL n’est pas obligée de prévoir un défraiement. Si elle le fait, ses modalités doivent être annoncées clairement.
2. Frais réels ou forfait : quel système choisir ?
Deux systèmes permettent de défrayer les volontaires.
| Point de comparaison | Remboursement des frais réels | Défraiement forfaitaire |
|---|---|---|
| Principe | Rembourser les dépenses effectivement engagées | Verser un montant forfaitaire lié aux jours d’activité |
| Preuves des dépenses | Tickets, factures, billets ou relevés de déplacement | Pas de tickets nécessaires pour justifier le forfait |
| Limites | Dépenses réelles, justifiées et liées à l’activité ; barèmes applicables à respecter | Plafonds journalier et annuel |
| Suivi conseillé | Note de frais détaillée | Relevé des dates, activités et montants |
En frais réels, il n’existe pas de plafond global équivalent au plafond annuel du forfait. Cela ne permet toutefois pas de rembourser des dépenses privées ou sans rapport avec l’ASBL.
Pour une même année civile, le volontaire doit en principe relever d’un seul système, même s’il intervient dans plusieurs associations. Une exception encadrée existe pour certains frais de déplacement cumulés avec le forfait.
Exemple de remboursement en frais réels
Une volontaire avance les dépenses suivantes pour un atelier :
| Dépense | Justificatif | Montant |
|---|---|---|
| Matériel créatif | Ticket de caisse détaillé | 28,50 € |
| Trajet en train | Billet | 12,40 € |
| Impression de supports | Facture | 9,10 € |
| Total à rembourser | 50,00 € |
Si ces dépenses sont nécessaires à l’activité et validées par l’association, celle-ci peut rembourser les 50 € sur la base d’une note de frais accompagnée des pièces.
3. Quels sont les plafonds forfaitaires en 2026 ?
Pour le régime ordinaire, les plafonds sont les suivants :
| Plafond | Montant 2026 |
|---|---|
| Maximum par jour | 44,02 € |
| Maximum par année civile | 1 760,83 € |
Les deux limites doivent être respectées simultanément. L’ASBL peut prévoir un forfait inférieur : ces montants ne constituent pas un minimum à verser.
Un plafond annuel majoré de 3 233,91 € existe pour certaines catégories précises de volontaires. Il ne s’applique pas automatiquement à tous les volontaires d’une association sportive ou sociale. Les fonctions et conditions d’accès doivent être vérifiées ; le plafond journalier reste de 44,02 €.
Exemple : 30 journées à 35 €
Une ASBL prévoit un forfait de 35 € par journée d’activité.
Pour 30 journées :
30 × 35 € = 1 050 €
Le montant reste sous les plafonds ordinaires, à condition notamment que la personne n’ait pas reçu d’autres forfaits entraînant un dépassement.
Avec 51 journées au même montant :
51 × 35 € = 1 785 €
Le plafond annuel serait dépassé de 24,17 €, alors que chaque journée reste sous la limite journalière. Il faut donc suivre le cumul avant chaque paiement.
4. Les plafonds s’appliquent-ils par association ?
Non : ils s’apprécient par volontaire, toutes organisations confondues.
Une personne qui reçoit 1 200 € de forfaits dans une première association et 700 € dans une seconde atteint 1 900 €. Elle dépasse alors le plafond annuel ordinaire de 2026.
La même vigilance s’impose pour plusieurs forfaits reçus le même jour.
En pratique, demandez au volontaire de signaler ses autres engagements défrayés et toute évolution susceptible de provoquer un dépassement. Une déclaration sur l’honneur facilite le suivi, mais ne permet pas de déroger aux règles.
5. Peut-on ajouter les frais de déplacement au forfait ?
Oui, sous conditions. Le forfait peut être complété par le remboursement de frais réels de déplacement.
Ce cumul est encadré par une limite correspondant à 2 000 kilomètres par an et par un plafond monétaire lié au barème kilométrique applicable. Une exception vise le transport régulier de personnes.
Les trajets doivent rester identifiables et justifiés.
Pour chaque déplacement, prévoyez un relevé comprenant :
- la date et le motif associatif ;
- les lieux de départ et d’arrivée ;
- le moyen de transport ;
- la distance et le barème retenu, ou le prix du billet ;
- le montant demandé et sa validation.
Les barèmes évoluent. Vérifiez le tarif applicable à la période et la cohérence du système choisi avant d’effectuer le remboursement.
6. Que se passe-t-il en cas de dépassement ?
Un dépassement ne concerne pas seulement la somme excédentaire.
Sur le plan fiscal, l’ensemble des indemnités de la période peut devenir imposable, sauf si les conditions permettant de les considérer comme de véritables remboursements de frais sont démontrées. Cela suppose de prouver la nature et la réalité des dépenses.
Des conséquences sociales peuvent également apparaître : un faible dépassement ne doit donc pas être traité comme une simple différence à ignorer.
Si vous constatez une anomalie, réunissez les relevés et les justificatifs, puis faites vérifier le traitement approprié avant de poursuivre les paiements.
7. Quelle assurance est obligatoire pour une ASBL ?
Une ASBL qui fait appel à des volontaires doit souscrire une assurance couvrant au minimum sa responsabilité civile extracontractuelle liée au volontariat.
Cette couverture concerne les dommages dont l’association doit répondre dans le cadre des activités volontaires. Elle doit être vérifiée même si les volontaires ne reçoivent aucun défraiement.
Responsabilité civile et blessures du volontaire : deux questions distinctes
Une assurance responsabilité civile ne garantit pas automatiquement l’indemnisation de toutes les blessures subies par le volontaire lui-même.
| Couverture | Utilité |
|---|---|
| Responsabilité civile | Couvre les dommages relevant de la responsabilité assurée |
| Dommages corporels ou individuelle accident | Peut intervenir lorsque le volontaire se blesse |
| Protection juridique | Peut couvrir une assistance ou certains frais de défense |
| Garanties complémentaires | Peuvent concerner les déplacements, véhicules ou biens confiés |
La loi générale sur le volontariat n’impose pas systématiquement une couverture des dommages corporels. Des obligations complémentaires peuvent toutefois découler du secteur ou de l’activité.
Exemple : un volontaire se blesse pendant une installation
Un volontaire chute en installant une salle, sans qu’une responsabilité couverte soit nécessairement engagée.
Il ne faut pas supposer que l’assurance RC de l’ASBL prendra automatiquement en charge ses frais. L’intervention dépend notamment d’une éventuelle garantie accidents et des conditions du contrat.
Demandez à l’assureur une confirmation écrite des activités, personnes, lieux et déplacements couverts, ainsi que des exclusions, franchises et démarches en cas de sinistre.
8. Quelles informations transmettre avant le début ?
L’association doit informer le volontaire notamment sur :
- son but désintéressé et son statut juridique ;
- l’assurance obligatoire et les autres couvertures éventuelles ;
- l’existence ou l’absence de défraiement et ses modalités ;
- le devoir de discrétion et, lorsque cela s’applique, le secret professionnel.
La communication peut prendre différentes formes, mais l’association doit pouvoir prouver que l’information a été transmise.
Une note d’information datée, remise par courriel ou signée pour réception, constitue une solution pratique. Ajoutez-y les missions, le responsable à contacter et la procédure de déclaration d’un incident.
9. Quels justificatifs conserver ?
L’ONSS demande une liste nominative annuelle des indemnités de frais perçues par chaque volontaire, disponible pour un contrôle.
Pour organiser le dossier, voici une méthode pratique :
| Document | Contenu à prévoir |
|---|---|
| Note d’information | Missions, assurances, défraiement et règles essentielles |
| Relevé d’activité | Dates et nature des interventions |
| Tableau annuel individuel | Montants, paiements et cumul |
| Note de frais réels | Dépense, date, motif et validation |
| Pièces justificatives | Tickets, factures, billets et relevés de trajet |
| Preuve de paiement | Virement ou reçu signé en cas de paiement en espèces |
| Dossier d’assurance | Police, conditions, attestations et éventuelles déclarations de sinistre |
Le forfait dispense de prouver chaque dépense, pas de documenter les versements.
Classez les pièces par année et par volontaire, limitez l’accès aux données personnelles et fixez leur durée de conservation selon les obligations comptables, fiscales et les éventuelles exigences du pouvoir subsidiant.
10. Que vérifier si le volontaire reçoit des allocations ?
Le caractère bénévole de l’activité ne dispense pas de vérifier sa compatibilité avec des allocations.
Pour une personne au chômage, une déclaration préalable via le formulaire C45B est généralement requise pour une activité dans une organisation sans but lucratif, sous réserve des dispenses applicables. L’ONEM peut examiner les conditions du cumul.
Avant le démarrage, invitez donc la personne concernée à consulter son organisme de paiement ou l’organisme compétent pour sa situation.
11. Intégrer les volontaires au budget de l’ASBL
Le budget doit prévoir les défraiements, les déplacements, les assurances et les moyens nécessaires aux missions.
Exemple de budget annuel
Une association prévoit huit volontaires, chacun présent dix journées, avec un forfait de 25 € par jour.
| Poste | Hypothèse | Budget |
|---|---|---|
| Forfaits | 8 × 10 × 25 € | 2 000 € |
| Déplacements | Estimation à justifier | 500 € |
| Assurances | Hypothèse à confirmer par devis | 450 € |
| Total prévisionnel | 2 950 € |
Chaque volontaire reçoit ici 250 € de forfaits. Le contrôle reste individuel et doit tenir compte des autres associations.
Pour financer ces dépenses, consultez notre guide des subsides pour ASBL en Wallonie et à Bruxelles. L’éligibilité d’un défraiement dépend toujours des règles du subside concerné.
Une organisation simple à mettre en place
Avant la première intervention, définissez la mission, remettez la note d’information et confirmez l’assurance. Avant chaque paiement, vérifiez le système de remboursement, les justificatifs nécessaires et les cumuls.
Un tableau annuel tenu régulièrement permet ensuite de rapprocher les activités, les notes de frais et les paiements, sans attendre la clôture des comptes.
Retrouvez nos ressources dans le parcours ASBL et économie sociale.
Sources et ressources
- ONSS — Instructions administratives relatives aux volontaires
- SPF Finances — Bénévoles
- Conseil supérieur des Volontaires — Plafonds indexés
- Conseil supérieur des Volontaires — Assurances
- Plateforme francophone du Volontariat — Défraiements
- ONEM — Formulaire C45B
Ce guide présente les règles générales belges. Des exigences particulières peuvent s’appliquer selon l’activité, le statut du volontaire, les assurances et les financements de l’association.