Depuis le 1er janvier 2026, la facturation électronique structurée est obligatoire pour la quasi-totalité des transactions entre entreprises belges assujetties à la TVA.
Envoyer une facture au format PDF par e-mail ne suffit donc plus. Les entreprises concernées doivent utiliser un logiciel capable d’envoyer et de recevoir des factures structurées, généralement par l’intermédiaire du réseau Peppol.
La période générale de tolérance accordée au début de l’année 2026 est maintenant terminée. Une entreprise qui n’a pas encore adapté son système de facturation doit donc agir rapidement.
Ce guide vous explique qui est concerné, comment fonctionne Peppol, quel logiciel choisir, combien la transition peut coûter et quelles sanctions sont prévues.
Informations vérifiées le 12 août 2026. Les règles fiscales pouvant évoluer, vérifiez votre situation avec votre comptable ou votre conseiller fiscal.
Peppol et la facturation électronique : l’essentiel
| Question | Réponse |
|---|---|
| Depuis quand l’obligation s’applique-t-elle ? | Depuis le 1er janvier 2026 |
| Qui est principalement concerné ? | Les entreprises belges assujetties à la TVA qui facturent d’autres entreprises belges |
| Un PDF envoyé par e-mail suffit-il ? | Non |
| Peppol est-il un logiciel ? | Non, c’est un réseau sécurisé utilisé par les logiciels de facturation |
| Faut-il pouvoir envoyer des factures ? | Oui, lorsque vous réalisez des opérations B2B concernées |
| Faut-il également pouvoir en recevoir ? | Oui |
| Les factures aux particuliers sont-elles concernées ? | Non, mais l’entreprise doit généralement pouvoir recevoir les factures Peppol de ses fournisseurs |
| La période de tolérance est-elle encore en cours ? | Non |
| Existe-t-il des aides fiscales ? | Oui, sous certaines conditions |
L’obligation concerne les factures électroniques structurées échangées entre entreprises. Le SPF Finances confirme qu’un simple document PDF ne constitue pas une facture électronique structurée conforme à la nouvelle obligation. Consulter les règles officielles sur l’obligation B2B.
Qu’est-ce que Peppol ?
Peppol signifie « Pan-European Public Procurement Online ». Il s’agit d’un réseau international sécurisé permettant aux entreprises et aux administrations d’échanger des documents électroniques standardisés.
Peppol n’est donc pas un logiciel de facturation à proprement parler. Il peut être comparé à un réseau de distribution : votre logiciel prépare la facture, puis le réseau Peppol l’achemine vers le logiciel du destinataire.
Le fonctionnement peut être résumé ainsi :
- Le fournisseur crée la facture dans son logiciel.
- Le logiciel convertit les informations dans un format structuré.
- La facture est transmise à un point d’accès Peppol.
- Le réseau identifie le destinataire.
- La facture arrive directement dans le logiciel du client.
- Le logiciel du client peut automatiquement lire et enregistrer les données.
Contrairement à un PDF, la facture structurée contient des données directement exploitables par les systèmes informatiques. Le montant, la TVA, les coordonnées du fournisseur et les lignes de facturation ne doivent plus être encodés manuellement.
Le format principalement utilisé en Belgique est le Peppol BIS, fondé sur la norme européenne EN 16931. Découvrir le fonctionnement de la facturation électronique structurée.
Peppol est-il réellement obligatoire ?
Dans la pratique, Peppol constitue le canal standard prévu par les autorités belges pour respecter l’obligation.
Il reste théoriquement possible d’utiliser un autre format électronique structuré si le fournisseur et le client sont d’accord et si la solution respecte la norme européenne applicable. L’entreprise doit néanmoins rester capable d’envoyer et de recevoir des factures via Peppol.
Pour une PME ou un indépendant, choisir une solution compatible avec Peppol est donc généralement la manière la plus simple de respecter la législation sans devoir conclure d’accords techniques particuliers avec chaque client.
Un PDF est-il encore une facture valable ?
Pour une transaction belge soumise à l’obligation B2B, un PDF transmis par e-mail ne suffit plus.
Le PDF est une représentation visuelle destinée à être lue par une personne. Une facture structurée est, quant à elle, conçue pour être automatiquement interprétée par un logiciel.
Une copie PDF peut éventuellement accompagner la facture Peppol pour faciliter sa lecture. Toutefois, c’est bien la facture structurée qui constitue le document conforme à l’obligation.
Le client ne peut pas imposer à son fournisseur l’ajout systématique d’un PDF lorsque la facture structurée lui est correctement transmise. Voir la FAQ officielle sur la facturation électronique B2B.
Quelles entreprises sont concernées ?
L’obligation vise principalement les entreprises qui remplissent les conditions suivantes :
- elles disposent d’un numéro de TVA belge actif ;
- elles sont établies en Belgique ;
- elles facturent des biens ou des services à une autre entreprise belge assujettie à la TVA ;
- l’opération doit faire l’objet d’une facture.
Sont notamment concernés :
- les indépendants en personne physique ;
- les SRL et les SA ;
- les professions libérales assujetties ;
- les associations exerçant des activités soumises à la TVA ;
- les entreprises soumises au régime de franchise de la taxe pour petites entreprises.
Le régime de franchise de TVA ne dispense donc pas automatiquement de Peppol. Même si une petite entreprise ne facture pas de TVA, elle peut être tenue d’envoyer et de recevoir des factures électroniques structurées.
Le portail officiel détaille le champ d’application et les exceptions de l’obligation. Vérifier quelles entreprises sont concernées.
Les factures aux particuliers sont-elles concernées ?
Les ventes et prestations facturées à des particuliers ne sont pas soumises à l’obligation B2B.
Une entreprise qui travaille exclusivement avec des consommateurs peut donc continuer à remettre ses factures de vente sous une autre forme, par exemple sur papier ou en PDF.
Attention : cette entreprise doit néanmoins pouvoir recevoir les factures électroniques structurées envoyées par ses fournisseurs professionnels belges.
Prenons l’exemple d’un coiffeur qui ne facture que des particuliers. Ses propres factures ne doivent pas nécessairement passer par Peppol. Il doit cependant pouvoir recevoir via Peppol les factures de son grossiste, de son fournisseur d’énergie ou de son prestataire informatique lorsque ces opérations entrent dans le champ de l’obligation.
Quelles sont les principales exceptions ?
Certaines entreprises ou opérations peuvent être exclues de l’obligation, notamment :
- les assujettis en faillite, pour l’émission de leurs factures ;
- les entreprises qui réalisent exclusivement des opérations exonérées sur la base de l’article 44 du Code de la TVA ;
- certains assujettis étrangers sans établissement stable en Belgique ;
- certaines situations relevant encore d’un régime forfaitaire particulier ;
- les transactions avec des particuliers ;
- les opérations entre parties dont l’une n’est pas assujettie à la TVA.
Une entreprise qui réalise à la fois des opérations exonérées et des opérations taxées doit examiner sa situation plus précisément. Il ne faut pas conclure trop rapidement qu’une exonération partielle permet d’échapper à toute obligation.
Les factures internationales ne relèvent pas, en principe, de l’obligation belge applicable aux transactions B2B nationales. Les parties peuvent toutefois décider d’utiliser Peppol volontairement lorsqu’elles disposent de systèmes compatibles. Consulter les règles applicables aux transactions internationales.
Qu’en est-il des marchés publics ?
La facturation électronique est également utilisée pour les marchés publics.
Pour les marchés publiés depuis le 1er mars 2024, la facture électronique est généralement obligatoire à partir d’une valeur de 3 000 euros hors TVA. Certains pouvoirs adjudicateurs peuvent cependant imposer la facturation électronique sous ce seuil.
Les règles applicables aux marchés publics et celles applicables aux transactions entre entreprises ne doivent donc pas être confondues. Une entreprise travaillant avec des administrations doit vérifier les conditions indiquées dans chaque marché.
Comment savoir si votre logiciel est compatible ?
Votre logiciel doit au minimum permettre :
- l’envoi de factures électroniques structurées ;
- la réception de factures structurées ;
- la connexion au réseau Peppol ;
- la gestion des notes de crédit ;
- la conservation des documents originaux ;
- l’exportation des données vers votre comptabilité.
Ne vous contentez pas de vérifier que le mot « Peppol » apparaît sur le site du fournisseur. Certaines solutions permettent uniquement l’envoi, tandis que d’autres permettent l’envoi et la réception.
Le portail officiel propose une liste de logiciels connectés à Peppol. Cette liste constitue un point de départ, mais elle ne représente ni une certification de qualité ni une recommandation commerciale de l’administration. Consulter la liste officielle des solutions logicielles.
Comment choisir une solution Peppol ?
Avant de choisir votre logiciel, posez les questions suivantes.
1. Le logiciel permet-il d’envoyer et de recevoir ?
Les deux fonctions sont nécessaires. Une solution limitée à l’envoi ne couvre pas tous les besoins de l’entreprise.
2. Est-il connecté à votre comptabilité ?
Une bonne intégration permet d’éviter les doubles encodages et de transmettre automatiquement les pièces à votre comptable.
3. Le logiciel conserve-t-il le fichier structuré original ?
La conservation d’une copie PDF ne suffit pas toujours. Assurez-vous que le fichier structuré original reste accessible et téléchargeable.
4. Comment le prix est-il calculé ?
Comparez notamment :
- le prix mensuel ;
- le nombre de factures incluses ;
- les frais par document supplémentaire ;
- le nombre d’utilisateurs ;
- les frais d’activation ;
- le coût de l’assistance ;
- les frais d’exportation ou de résiliation.
5. Les notes de crédit sont-elles prises en charge ?
Une note de crédit qui corrige une facture électronique structurée doit généralement être transmise dans le même environnement électronique.
6. Le logiciel gère-t-il également les particuliers ?
Si vous facturez des particuliers et des entreprises, vous aurez probablement besoin d’un système capable de gérer simultanément les factures Peppol, les PDF et éventuellement les tickets ou reçus.
7. Votre comptable connaît-il cette solution ?
Le choix d’un logiciel déjà utilisé par votre comptable peut simplifier les échanges, la réconciliation bancaire et la préparation des déclarations de TVA.
8. Pouvez-vous récupérer facilement vos données ?
Vérifiez les possibilités d’exportation avant de souscrire. Vos factures et vos données comptables ne doivent pas devenir prisonnières d’une plateforme.
Comment s’inscrire sur Peppol ?
Une entreprise ne s’inscrit généralement pas directement auprès du réseau Peppol.
L’inscription passe par un prestataire de services ou par un logiciel connecté à un point d’accès Peppol. Lors de l’activation, le prestataire enregistre l’identifiant de votre entreprise afin que les autres utilisateurs puissent vous trouver sur le réseau.
En pratique, la démarche consiste généralement à :
- choisir un logiciel compatible ;
- créer ou activer votre compte professionnel ;
- communiquer votre numéro d’entreprise et vos informations de TVA ;
- effectuer les contrôles d’identité demandés ;
- activer la réception Peppol ;
- réaliser un test d’envoi et de réception.
Ne créez pas plusieurs inscriptions sans coordination. Demandez à votre ancien et à votre nouveau fournisseur comment organiser le transfert si vous changez de logiciel.
Plan pratique de mise en conformité
Voici une méthode simple pour vérifier votre organisation.
Étape 1 : cartographier vos factures
Identifiez :
- les factures envoyées aux entreprises belges ;
- les factures envoyées aux particuliers ;
- les factures internationales ;
- les factures reçues de fournisseurs belges ;
- les factures liées à des marchés publics ;
- les notes de crédit et factures récurrentes.
Étape 2 : vérifier votre logiciel actuel
Demandez à votre fournisseur une confirmation écrite concernant :
- l’envoi par Peppol ;
- la réception par Peppol ;
- le format structuré utilisé ;
- la conservation des originaux ;
- la gestion des notes de crédit ;
- la compatibilité avec votre comptabilité.
Étape 3 : coordonner avec votre comptable
Déterminez qui traitera les factures reçues, qui vérifiera les erreurs et comment les documents seront transférés dans la comptabilité.
Étape 4 : mettre à jour les données de l’entreprise
Vérifiez votre numéro d’entreprise, votre numéro de TVA, votre adresse, votre IBAN et les coordonnées mentionnées sur les factures.
Étape 5 : tester l’envoi et la réception
Envoyez une facture de test, puis vérifiez :
- que le destinataire l’a reçue ;
- que les montants sont corrects ;
- que la TVA est correctement ventilée ;
- que la facture apparaît dans la comptabilité ;
- que le fichier original est archivé.
Étape 6 : adapter vos procédures
Expliquez à vos collaborateurs comment reconnaître une facture reçue, traiter un rejet, établir une note de crédit et éviter les doublons.
Que faire si un client affirme ne pas pouvoir recevoir la facture ?
L’administration a prévu une règle de repli lorsqu’un destinataire rencontre un véritable problème technique l’empêchant de recevoir une facture structurée.
Dans cette situation, le fournisseur peut éventuellement transmettre temporairement une facture sur papier ou en PDF. Cette possibilité ne constitue toutefois pas une dispense générale : le destinataire reste tenu de corriger son problème technique dans les meilleurs délais.
Conservez une trace de l’incident, des échanges avec le client et de la solution provisoire appliquée. Consulter les mesures TVA applicables depuis le 1er janvier 2026.
Combien coûte Peppol ?
Le coût dépend principalement du logiciel retenu et du nombre de factures traitées.
Certaines entreprises disposent déjà de Peppol dans leur abonnement comptable, bancaire ou administratif. Dans ce cas, le coût supplémentaire peut être limité. D’autres solutions appliquent un abonnement mensuel ou une tarification en fonction du volume.
Les principaux coûts possibles sont :
- l’abonnement au logiciel ;
- les frais par facture ;
- l’installation ou la configuration ;
- la migration des données ;
- l’intégration avec un ERP ;
- la formation des collaborateurs ;
- l’accompagnement par un comptable ou un consultant.
Il faut toutefois comparer ces dépenses aux économies potentielles : réduction de l’encodage manuel, diminution des erreurs, traitement plus rapide, meilleure visibilité sur les factures ouvertes et automatisation du rapprochement comptable.
Vous pouvez utiliser le calculateur du coût et de la rentabilité de Peppol d’AidesPME pour estimer le coût net de la transition et le temps nécessaire pour rentabiliser votre solution.
Quelles aides fiscales sont prévues ?
Plusieurs mesures fiscales peuvent réduire le coût de la transition numérique.
Une déduction pour investissement numérique de 20 % est prévue depuis le 1er janvier 2025 pour certains investissements admissibles.
Pour les périodes imposables 2024 à 2027, certaines petites entreprises et certains indépendants peuvent également bénéficier d’une déduction majorée de 120 % pour les frais liés à des abonnements de logiciels de facturation.
Une déduction de 120 % ne signifie pas que l’administration rembourse 120 % du prix. Cela signifie que l’entreprise peut, si les conditions sont remplies, déduire fiscalement un montant correspondant à 120 % de la dépense professionnelle.
L’éligibilité dépend du type de dépense, du statut de l’entreprise et de la période imposable. Demandez à votre comptable de vérifier le traitement fiscal avant d’introduire la dépense dans votre déclaration. Voir les mesures fiscales d’accompagnement.
Quelles sanctions sont prévues ?
La période générale de tolérance a pris fin après les trois premiers mois de 2026. La tolérance particulière relative à certaines situations d’autofacturation a également pris fin le 30 juin 2026.
Une difficulté technique exceptionnelle peut encore être examinée individuellement, mais il n’existe plus de tolérance automatique. Lire l’avis officiel sur la fin de la période de tolérance.
Une entreprise qui ne dispose pas des moyens techniques nécessaires pour envoyer ou recevoir des factures électroniques structurées s’expose à des amendes fixes pouvant atteindre :
- 1 500 euros lors d’une première constatation ;
- 3 000 euros lors d’une deuxième constatation ;
- 5 000 euros pour les constatations suivantes.
Une nouvelle infraction ne peut être retenue qu’après une constatation administrative précédente et au plus tôt trois mois plus tard.
Ces sanctions spécifiques peuvent s’ajouter aux amendes TVA déjà prévues en cas d’absence de facture, de facture incorrecte ou de facturation tardive. Consulter la FAQ technique officielle sur les sanctions.
Une facture incorrecte peut-elle faire perdre le droit à déduction de la TVA ?
Le client professionnel doit normalement disposer d’une facture conforme pour exercer son droit à déduction de la TVA.
L’administration peut, dans certaines circonstances, examiner si les conditions matérielles de la déduction sont remplies malgré une irrégularité formelle. Cette possibilité ne doit toutefois pas être considérée comme une solution de remplacement à la facturation structurée.
L’absence d’un système permettant de recevoir les factures obligatoires peut en outre entraîner une sanction administrative.
En pratique, mieux vaut signaler immédiatement une facture reçue dans un format incorrect et demander à son fournisseur de l’envoyer correctement via Peppol.
Comment conserver les factures Peppol ?
Les factures et leurs copies doivent généralement être conservées pendant sept ans, à compter du 1er janvier de l’année qui suit leur date d’émission.
Des délais plus longs peuvent s’appliquer dans certaines situations, notamment pour des investissements immobiliers soumis à des périodes de révision de la TVA.
Il est fortement recommandé de conserver :
- le fichier structuré original ;
- les éventuelles pièces jointes ;
- une représentation lisible de la facture ;
- les informations relatives à l’envoi ou à la réception ;
- les sauvegardes nécessaires.
L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité doivent être garanties pendant toute la période de conservation. Consulter les règles de conservation des factures électroniques.
Les erreurs les plus fréquentes
Croire qu’un PDF envoyé par e-mail suffit
Le PDF peut accompagner la facture, mais il ne remplace pas le document structuré dans les transactions concernées.
Choisir une solution qui permet seulement d’envoyer
Une entreprise doit également pouvoir recevoir les factures de ses fournisseurs.
Ne pas consulter son comptable
Un logiciel mal intégré peut créer des doublons, des erreurs d’encodage et des difficultés lors des déclarations de TVA.
Archiver uniquement la version PDF
Le fichier structuré original doit rester accessible.
Attendre la demande d’un client
L’obligation est légale. Elle ne dépend pas d’une demande préalable du client.
Oublier les notes de crédit
Les documents qui corrigent une facture structurée doivent également respecter les règles de facturation électronique applicables.
Confondre Peppol et une adresse e-mail
Peppol transmet les factures directement entre logiciels. Il ne s’agit pas d’une boîte e-mail supplémentaire.
S’inscrire auprès de plusieurs prestataires sans coordination
Des inscriptions multiples ou mal transférées peuvent perturber la réception des documents.
Quels sont les avantages pour une PME ?
L’obligation représente une adaptation technique, mais elle peut également améliorer la gestion administrative.
Une utilisation correctement intégrée permet notamment :
- de réduire l’encodage manuel ;
- de limiter les erreurs de transcription ;
- de recevoir les factures plus rapidement ;
- d’automatiser certains contrôles ;
- de faciliter le suivi des échéances ;
- d’accélérer la préparation des déclarations de TVA ;
- de mieux collaborer avec le comptable ;
- de disposer d’une vue plus récente sur les dépenses ;
- de réduire progressivement l’utilisation du papier.
L’intérêt est particulièrement important lorsque le système de facturation est relié à la banque, à la comptabilité et au suivi des paiements.
Pour anticiper l’impact des factures sur votre trésorerie, vous pouvez également utiliser le calculateur de TVA à payer ou à récupérer.
FAQ sur Peppol en Belgique
Peppol est-il obligatoire pour un indépendant complémentaire ?
Oui, si l’indépendant dispose d’un numéro de TVA belge actif et réalise des opérations B2B qui entrent dans le champ de l’obligation. Le caractère principal ou complémentaire de l’activité n’est pas, à lui seul, déterminant.
Le régime de franchise de TVA dispense-t-il de Peppol ?
Non. Une petite entreprise bénéficiant du régime de franchise peut être soumise à l’obligation, même si elle ne porte pas de TVA en compte.
Dois-je utiliser Peppol pour facturer un particulier ?
Non. Les factures B2C ne sont pas soumises à l’obligation belge B2B.
Dois-je utiliser Peppol si je ne facture que des particuliers ?
Vous ne devez pas nécessairement utiliser Peppol pour vos factures de vente, mais vous devez généralement pouvoir recevoir les factures structurées de vos fournisseurs belges.
Puis-je encore envoyer une copie PDF ?
Oui, une copie lisible peut accompagner la facture structurée. Le document conforme reste toutefois la facture électronique structurée.
Dois-je changer de logiciel comptable ?
Pas nécessairement. Votre solution actuelle peut déjà proposer une connexion à Peppol. Demandez une confirmation à votre éditeur et à votre comptable.
Existe-t-il un logiciel Peppol gratuit fourni par l’État ?
L’administration ne fournit pas de plateforme centrale gratuite destinée à remplacer tous les logiciels commerciaux. Certaines solutions privées incluent cependant Peppol sans coût supplémentaire dans un abonnement existant.
Le gouvernement recommande-t-il certains fournisseurs ?
Non. La présence d’un logiciel dans la liste officielle indique sa connexion déclarée à Peppol, mais ne constitue pas une garantie commerciale ou une certification complète de qualité.
Une facture Peppol doit-elle également être imprimée ?
Non. Une facture électronique peut être conservée et traitée entièrement sous forme numérique.
Que faire si une facture Peppol contient une erreur ?
Le fournisseur doit généralement établir une note de crédit ou un document rectificatif dans le même environnement structuré.
Peppol remplace-t-il le comptable ?
Non. Peppol automatise la transmission des factures, mais le contrôle comptable, le traitement fiscal et les déclarations restent nécessaires.
Checklist Peppol pour votre entreprise
Avant de considérer votre entreprise comme prête, vérifiez les points suivants :
- Notre logiciel permet d’envoyer des factures Peppol.
- Notre logiciel permet de recevoir des factures Peppol.
- Notre entreprise est correctement enregistrée sur le réseau.
- Nous avons effectué un test d’envoi.
- Nous avons effectué un test de réception.
- Les factures sont automatiquement transmises à la comptabilité.
- Les notes de crédit peuvent être envoyées et reçues.
- Le fichier structuré original est conservé.
- Une procédure existe en cas de rejet ou de doublon.
- Les collaborateurs concernés ont été informés.
- Notre comptable a validé l’organisation.
- Nous avons vérifié les avantages fiscaux disponibles.
Conclusion
Depuis le 1er janvier 2026, la facturation électronique structurée est devenue la norme pour la majorité des transactions entre entreprises belges assujetties à la TVA.
Le principal changement ne consiste pas simplement à remplacer le papier par un PDF. Il faut utiliser un système capable d’échanger automatiquement des données de facturation structurées, généralement via le réseau Peppol.
Pour vous mettre en conformité :
- vérifiez si votre entreprise entre dans le champ de l’obligation ;
- contrôlez les capacités de votre logiciel actuel ;
- choisissez une solution permettant à la fois l’envoi et la réception ;
- coordonnez la mise en place avec votre comptable ;
- testez le système ;
- conservez les fichiers structurés originaux.
La période générale de tolérance étant terminée, les entreprises qui ne sont pas encore prêtes ont intérêt à régulariser leur situation sans attendre.
Estimez maintenant votre budget grâce au calculateur du coût et de la rentabilité de Peppol.
Cet article fournit une information générale et ne constitue pas un avis fiscal, comptable ou juridique personnalisé. En cas de doute, consultez votre comptable, votre conseiller fiscal ou le SPF Finances.